Ta bort arbetstagare som slutat

När arbetstagarens anställningsförhållande upphör ska arbetstagarens åtkomst- och identifieringsrättigheter tas bort. Oftast vill man dock behålla historiken över händelser och arbetstider. Till exempel ska arbetstidsbokföringen förvaras en viss tid efter att anställningsförhållandet har upphört. Därför bör man vanligtvis inte en radera en persons uppgifter permanent direkt.

Faktureringen av tjänsten baseras på aktiva användare. En aktiv person är en person som kan använda systemet antingen genom att logga in i tjänsten eller genom att identifiera sig vid en arbetstidsterminal eller dörr. Arbetstidshistorik kan lagras säkert i systemet utan att påverka priset på tjänsten.

Deltabit Gatekeeper har följande sätt att begränsa användarens rättigheter samt begränsa deras synlighet i systemet. Du behöver inte göra alla åtgärder om du inte måste.

Arkivering av personer

Det enklaste sättet att hantera personer vars anställning har avslutats är att arkivera dem. Då behålls deras uppgifter i systemet, men de syns ingenstans. Personen kan inte heller logga in i systemet och räknas inte som en aktiv användare i faktureringen.

För att kunna behandla uppgifterna måste personen återställas som aktiv.

Läs artikeln om arkivering av personer här: Arkivering av personer.

Ta bort en persons identifierings- och användningsrättigheter

Om man inte vill arkivera personen helt, utan bara vill ta bort deras rätt att identifiera sig på arbetstidsterminalen, dörren eller webbläsaren, görs det i sektionen Personer enligt följande:

  1. Välj en person.
  2. I vyn Personer tar du bort alla alternativ för personen under Tillåtna identifieringsgrupper.

Efter detta kommer personen inte längre att kunna identifiera sig vid någon arbetstidsterminal eller dörr och kommer inte att kunna logga in i fjärregistreringen. De räknas inte heller längre som en fakturerbar användare.

Om personen senare återvänder till ditt företag kan du återfå deras behörigheter genom att tillåta identifieringsgrupper igen.

Om personen har haft hanteringsrättigheter ska även denne tas bort. Det enklaste sättet att göra detta är att ta bort deras åtkomst till alla användargrupper genom att markera alla alternativ under Hanteringsrättigheter - Användargrupper

Dölj personen från arbetstidsuppföljningen

Om personen inte har arkiverats, så även om en person inte längre har möjlighet att registrera arbetstid finns deras uppgifter kvar i systemet och kan ses i tidrapporter.

Du kan ta bort en person från arbetstidsrapporteringen genom att ta bort personens arbetstidsgrupp. Det finns två alternativ:

  1. I vyn Personer klickar du på ikonen med tre punkter bredvid personens arbetstidsgrupp och i vyn som öppnas lägger du till ett utgångsdatum för arbetstidsgruppen. I det här fallet beräknas arbetstiden inte längre efter förfallodatumet och personen visas inte längre i valen för arbetstidsuppföljningens, om hela tidrapportansökningsperioden infaller efter förfallodatumet. Du kan fortfarande söka efter rapporter före giltighetsdatumet.
  2. Ändra personens arbetstidsgrupp så att den töms direkt från arbetstidsgruppens rullgardinsmeny. I detta fall tas personen omedelbart bort helt från arbetstidsberäkningen. Beräkningen kan aktiveras igen genom att välja rätt arbetstidsgrupp för personen igen.

Ta bort en person permanent

Om du är säker på att personens uppgifter aldrig kommer att behövas igen kan personen raderas permanent. När en person raderas permanent raderas deras data helt och kan inte återställas. Gör därför borttagningen noggrant.

En person tas bort på följande sätt:

  1. Välj en person.
  2. Tryck på knappen Radera person.
  3. Bekräfta borttagningen genom att skriva ordet RADERA med versaler i bekräftelsefönstret.