Byta arbetsskift och hur det fungerar
Ibland måste ett arbetsskift väljas i efterhand. Det går enkelt att göra via Arbetstidsuppföljningen när man granskar arbetstidsdata. Mer om vad ett arbetsskift innebär finns i slutet av artikeln.
Så här byter du arbetsskift
Sätt 1
Hämta fram rätt tidsperiod och öppna händelserna genom att dubbelklicka på personens namn och det arbetsskift som ska redigeras.
Öppna ankomst- eller utgångshändelsen för det aktuella skiftet genom att dubbelklicka på den eller trycka på redigera-knappen vid händelsen. Ändra sedan händelsetypen till en som väljer rätt skift eller alternativregistrering. Spara ändringarna och kontrollera att det gick rätt.
Detta sätt lämpar sig när händelsen till exempel inte gör några andra registreringar i slutet av skiftet.
Sätt 2
Högerklicka på skiftet och välj Byt arbetsskift i menyn, eller tryck på Byt vid passet.
Välj sedan rätt skift eller alternativregistrering i vyn som öppnas. Alternativet Standard längst upp i listan återställer passvalet till det automatiska valet och i fallet med alternativregistreringar till den beräkningsmetod som används som standard.
På det här sättet ändras inte de registreringar som har gjorts med utstämplingen – ändringen gäller endast det underliggande arbetsskiftet.
Det går också att byta arbetsskift eller alternativ registrering med funktionen Byt arbetsskift.
Arbetsskiftets betydelse
Arbetsskiftet är grunden för arbetstidsberäkningen. Arbetstiden för ett skift beräknas i regel från instämplingen till utstämplingen, vilket innebär att ett skift alltid kräver minst en instämpling och en utstämpling. I arbetstagarens arbetstidsgrupp finns vanligtvis någon form av automatik baserad på ankomsttider, som väljer det lämpligaste skiftalternativet.
Benhults bageri har två skift tillgängliga sex dagar i veckan. För morgonskiftet betalas inget kvällstillägg utom vid övertid, och för arbete på söndagar betalas söndagstillägg och veckovilakompensation om arbete har utförts sju dagar i rad. Lördagsarbete är mer sällsynt men förekommer under högsäsong.
För Benhults bageri har man därför definierat morgon- och kvällsskift för vardagar, lördag och söndag, som även används på helgdagar. Dessutom innehåller varje pass övertidsberäkning, och för helgen dessutom veckoövertid samt nödvändiga alternativregistreringar för veckovila.
Ibland måste beräkningen göras på ett annat sätt än vanligt. I så fall kan man använda antingen en alternativ registrering för skiftet eller ett helt separat skift. För ett skift skapas vanligtvis de alternativ som behövs för varje skift, medan separata undantagsskift täcker situationer som kräver olika alternativ beroende på omständigheterna.
Anna har kommit överens om att arbeta på Kristi himmelsfärdsdag och ta ut ledigt på fredagen, vilket passar chefen bra. Dessutom kallas Anna in till övertidsarbete på lördagen.
Det vanligaste sättet att välja rätt arbetsskift förbi den automatiska valfunktionaliteten är Arbetsskiftsplanering eller att arbetstagaren själv stämplar en registrering som väljer ett visst skift eller en alternativ registrering. Vanligtvis väljs ett undantagsskift vid instämplingen och en alternativregistrering vid utstämplingen. Ett typiskt exempel kan vara en situation där arbetstagaren i samband med arbete på lördagen väljer att stämpla ut dagens arbete som övertid i stället för normal flextidsintjäning.
På torsdagen skulle normalt söndagsskiftet tas i bruk. Eftersom den ersättande arbetsdagen som görs på Kristi himmelsfärdsdag är exceptionell, får Anna instruktioner att stämpla In och Ut som vanligt. Samma sak gäller på lördagen, men i slutet av dagen stämplar hon för säkerhets skull Ut övertid – det var trots allt övertid som avtalats.
Chefen ändrar i efterhand torsdagsskiftet till ett vardagskift och lägger samtidigt till en Helgdagsersättning för fredagen så att timmarna blir rätt. Veckotimmarna blir tillräckliga redan efter torsdagen, och lördagen räknas helt som tilläggs- och veckoövertid – övertidsstämplingen var alltså onödig, men den gör ingen skada.