Korrigering av felaktiga arbetstidsregistreringar

För att arbetstiden skakunna beräknas korrekt måste registrerade arbetstidshändelser kontrolleras och eventuella fel korrigeras. Du kan granska händelserna i Arbetstidsuppföljningsvyn.

Systemet visar ologiska stämplingsfel med en röd bakgrundsfärg. Det kan finnas tre typer av fel.

1.      Saknad eller ogiltig händelse

Arbetstidsuppföljning baseras på efterföljande in- och ut-par. Om endera saknas kommer systemet inte att kunna beräkna arbetstiden korrekt. Felet visas i arbetstidsuppföljningsfönstret vid personen, skiftet och händelsen med en röd bakgrundsfärg.

2.     Händelsen saknar bestämningar för automatiska beräkningar

Beräkningsreglerna baseras vanligtvis av tidpunkten för instämplingen. Om inga beräkningsregler har definierats för händelsetidpunkten, kan systemet inte beräkna arbetstid. Felet visas i den dagliga översiktsvyn bredvid skiftet som ett frågetecken.

3.     Det finns inga händelser under dagen

Om det inte finns någon händelse på en arbetsdag visas den inte som ett fel, men dagen ifråga visas i kolumnen Övrigt som en frånvarodag.

Saknad eller felaktig händelse

Om du vill göra en korrigering, öppna arbetstidsuppföljningens händelsevy.

Du får upp den genom att efter i sammanfattningsvyn som öppnas efter sökningen, dubbelklicka på personen med röd bakgrundsfärg, och efter det dubbelklicka på skiftet med röd bakgrundsfärg i skiftsvyn.

I händelsevyn indikeras felet med en röd bakgrundsfärg.

Saknad händelse

Om felet orsakas av en saknad ankomst- eller utgångshändelse måste den läggas till.

  • Lägg till den saknade händelsen för den valda dagen antingen genom att klicka på +-knappen längst ner till höger i händelseuppdelningsfönstret eller genom att högerklicka på skiftet och välja Lägg till händelse från menyn som öppnas. Välj önskad  händelsetyp och ange händelsetiden.
  • Du kan också lägga till en kommentar i Tilläggsinformation-fältet som visas på rapporten.

Extra händelse

Om det finns fler än en av samma händelse i rad måste de extra händelserna tas bort.

  • Klicka på en händelse en gång för att välja den.
  • Ta bort en händelse permanent antingen genom att trycka på Delete-knappen på tangentbordet, klicka på minusknappen i det nedre högra hörnet eller genom att högerklicka på händelsen i fönstret för händelseuppdelning och välja Ta bort händelse från menyn som öppnas.
  • Om du vill dölja en händelse från tidrapporteringen högerklickar du på händelsen och väljer Radera händelse i arbetstidsberäkningen från menyn som öppnas. Då visas händelsen fortfarande i Händelser-deler, men inte längre i Arbetstidsuppföljningen.

Felaktig händelse

En situation där den registrerade händelsetypen är felaktig. Till exempel en instämpling, när det borde vara en utstämpling, eller utstämpling, då det borde vara ut/semester.

  • Öppna en händelse för redigering genom att dubbelklicka på den eller högerklicka på händelsen och välja Redigera händelse i menyn som öppnas.
  • Ändra händelsetypen till den du vill använda.

Sökperioden saknar utstämplingen

Arbetstid kan inte beräkna som avgångshändelsen inte visas i sökningen.

  • Ofta beror det på att skiftet på sökperiodens sista dag fortsätter efter midnatt utanför sökperioden. Förutom dagen kan du också ställa in start- och sluttider för sökperioden.  I sökfönstret anger du lämpliga klockslag i sökfälten för Fr.o.m och T.o.m i sökningen, där även utstämplingen räknas med eller lämnas bort.
  • En annan vanlig orsak är att sökningen har gjorts för den aktuella dagen och att arbetsdagen fortfarande pågår. Av den anledningen är det vanligtvis inte en bra idé att hämta tidrapporter för den aktuella dagen.

Det går inte att hitta ett skift för ankomsthändelsen

Varje skift tilldelas en tillåten stämplingstid för den första instämplingen. Om instämplingen inte sammanfaller med något av de tillåtna ankomstfönstrena visas ett frågetecken i stället för namnet på skiftet. Vanligtvis är orsaken att ankomsttiden är avvikande.

  • Vid en annan ankomsttid för ett skift kan rätt skift väljas manuellt genom att högerklicka på skiftet och välja Ändra skift.
  • Om det är ett nytt skift som saknar konfigurationer, kontakta Deltabit för att lägga till bestämningar.

Dagen har inga händelser

Om dagen är en förmodad arbetsdag, men inte har några händelser, visas den  i kolumnen Övrig längst till höger som ett styck frånvaron och skiftet märks med Frånvaro.

Lägg till en händelse för heldagsfrånvaro

  • Du kan lägga till en frånvarohändelse till dagen antingen  genom att klicka på +-tecknet längst ner till höger i fönstret eller genom att högerklicka på det nedre fönstret och välja Lägg till händelse i menyn som öppnas.
  • I menyn som öppnas väljer du önskad typ av frånvarohändelse, till exempel Semester eller Sjukdom.
  • En frånvarohändelse kan också läggas till för flera dagar samtidigt.

Aktivera automatiskfrånvaroregistrering med hjälp av en avgångshändelse

Alternativt kan du aktivera automatisk frånvaroregistrering genom att ändra avgångshändelsen för dagen före frånvarodagen till den önskade, till exempel Ut/Semester eller Ut/Sjuk. I det här fallet kommer systemet att markera normala arbetsdagar fram till nästa ankomsthändelse som sådan frånvaro.

  • Öppna en händelse för redigering genom att dubbelklicka på den eller högerklicka på händelsen och välja Redigera händelse i menyn som öppnas.
  • Ändra händelsetypen till den du vill använda.

Frånvaro utan orsak

  • Vid frånvaro där det inte finns någon lämplig frånvaroorsak kan du också välja att lämna dagen utan händelser.
  • Vid behov kan du också kontakta Deltabit för att göra en lämplig specifikation.